Простые задачи

Это функция платформы для организации, контроля и координации задач в рамках каждой заявки на перевозку. С помощью функции «Простые задачи» можно упростить работу по перевозкам, улучшить продуктивность и сделать процессы оцифрованными и прозрачными.

Платформой Магистрали предлагается несколько вариантов работы с задачами:

  • Ручное создание задачи, в любой момент работы с заявкой
  • Создание задач согласно правилам при регистрации заявки
  • Автоматические задачи, которые по умолчанию применяются к каждой заявке

Примечание

Для того чтобы воспользоваться функциональностью «Простые задачи», пользователь организации с правами «Все права», необходимо перейти: Меню управления → Моя организация → Настройки задач, включить доступные задачи, подробнее см п 3.9. Настройки задач

1. Создание задачи

Любой пользователь имеет возможность по заказу добавить задачу. Добавление задачи возможно по заказу в статусе: «В работе», «Завершен», «Отменен».

Создание задачи

  1. Найдите необходимый заказа
  2. Откройте окно «Задачи», одним из способов:
    • через «Детализацию заказа»
      • Нажимаете на номер заказа (поле «Заказ») или нажимаете на ⋮ → «Посмотреть информацию»
      • Открывается «Детализация заказа», в левом верхнем углу детализации нажимаете на кнопку: «Показать задачи», вам открывается окно «Задачи»
    • через поле в таблице «Задачи»
      • Находите поле в таблице под названием «Задачи» и нажимаете «Открыть задачи», вам автоматически откроется Детализация заказа и окно «Задачи»

Примечание

Окно «Задачи» вы можете разместить в удобном для себя месте на экране, при последующем открытии окна «Задачи», окно будет всегда открываться в этом месте

  1. Нажмите «+Добавить задачу»
  2. Откроется окно «Создание задачи», и заполните задачу:
    • «Тип задачи» - выберите задачу (будут отображаться список задач, которые настроены администратором вашей компании, см п 3.9. Настройки задач
    • «Срок выполнения» - установите дедлайн по выполнению задачи
    • «Исполнитель» - установите исполнителя на уровне организации
    • «Наблюдатель» - установите наблюдателя на уровне организации
    • «Номер документа» - свободное текстовое поле
    • «Описание» свободное текстовое поле (опциональное поле)
  3. Нажмите «Создать задачу»

Готово, задача создана, теперь вы можете ее увидеть в окне «Задач»

2. Создание задач согласно правилам при регистрации заявки

Доступно только организации с ролью «Заказчик» (Грузоотправитель)

Доступно пользователям с правами: «Все права», «Все права, кроме админских», «Права заказчика»

  1. Откройте форму создания заказа, кнопка «+ Создать заказа» в меню управления
  2. В форме создания заказа перейдите в раздел «Списки задач»
  3. Раскройте раздел
  4. Нажмите на поле с надпись «Выбрать»
  5. Вам откроется список доступных правил, см п. 3.10. Автоматизация задач
  6. Нажмите «Отправить заказ на торги»

По результатам торгов/активации заказа исполнителем, заказа перейдет в статус «В работе», автоматически сформируются задачи, согласно выбранному правилу. Вы сможете увидеть задачи в поле таблицы «Задачи»

3. Автоматическое создание задач согласно правилам

Доступно только организации с ролью «Заказчик» (Грузоотправитель)

Если у вашей компании есть созданное правило, у которого в настройках правила включено: «Для всех» и «Активное правило» (подробнее см п. 3.10. Автоматизация задач)

По результатам торгов/активации заказа исполнителем, заказа перейдет в статус «В работе», автоматически сформируются задачи, согласно правилу. Вы сможете увидеть задачи в поле таблицы «Задачи»

4. Роли в задаче

  • Инициатор (автор) – имеет возможность полного редактирования задачи
  • Исполнитель - имеет возможность частичного редактирования задачи:
    • внести изменение в поле: «Номер документа»
    • внести изменение в поле: «Срок выполнения»
    • изменить статус по задаче (Завершить/Отменить/Переоткрыть)
    • внести комментарий к задаче
  • Наблюдатель – имеет возможность только внести комментарий по задаче

5. Работа с задачами (редактирование/исполнение)

В зависимости о роли в задаче, вы имеет возможность работать с задачей.

Для редактирования/исполнения задачи откройте задачу одним из способов:

  • через «Детализацию заказа»
    • Нажимаете на номер заказа (поле «Заказ») или нажимаете на ⋮ → «Посмотреть информацию»
    • Открывается «Детализация заказа», в левом верхнем углу детализации нажимаете на кнопку: «Показать задачи», вам открывается окно «Задачи»
  • через поле в таблице «Задачи»
    • Находите поле в таблице под названием «Задачи» и нажимаете «Открыть задачи», вам автоматически откроется Детализация заказа и окно «Задачи»

5.1. Проставление комментария по задаче

Для проставления комментария, в левом нижнем углу окна «Редактирования задачи» есть раздел: «Новый комментарий». Настройте видимость комментария, напишите текст, приложите файл, нажмите «Отправить»

Выше над «Новый комментарий» вы будете видеть всю историю комментариев, где при необходимости можете настроить какие комментарии вы хотите видеть и сортировку комментарием

5.2. Изменение статуса задачи

Для изменения статуса по задаче в левом верхнем углу окна «Редактирования задачи» есть кнопки «Завершить» и «Отменить», в случае если задача отменена или завершена, появляется кнопка: «Переоткрыть», с помощью которой можно переоткрыть задачу.

6 Отмена задач, при отмене заказа

При отмене заказа, как со стороны Заказчика, так и со стороны исполнителя, в сплывающем окне «Отмены заказа», имеется возможность отмены всех незавершенных задач. Свитчер по умолчанию установлен на значение «Отменить все незавершенные задачи»

После отмене заказа, все незавершённые задачи автоматически буду отменены

Если снять свитчер «Отменить все незавершенные задачи» при отмене заказа, то для отмены или работы с задачами, необходимо будет:

  1. перейти на вкладку: «Все»
  2. включить свитчер «Показать архивные»
  3. установить фильтр «Статус»: «Отзыв из исполнения»
  4. установить фильтр «Статус задачи»: «Активные»

Вы увидите список заказов с активными задачами по отмененным заказам

7. Окно «Задачи»

  • Каждый пользователь может настроить отображение окна «Задачи» в удобном месте на экране, для этого переместите окно в удобное место, при последующем открытии окна «Задачи» оно будет открываться там, где вы его разместили
  • Через настройку, вы можете настроить отображение задач в необходимом статусе:
    • Скрывать завершенные задачи
    • Скрывать отмененные задачи
    • Скрывать активные задачи
  • Мини-окно задачи содержит необходимую информацию для ее идентификации:
    • Тег задачи
    • Название задачи
    • Дедлайн (если он установлен)
  • В случае изменения статуса по задаче, у нее появляются соответствующая рамка:
    • Отозвано автором
    • Отозвано исполнителем
    • Завершено автором
    • Завершено исполнителем
  • Задачи в статусе «Активная» не имеет рамки
  • Нажав «+ Добавить задачу» вам откроется окно «Создания заказа»

8. Поле в таблице «Задачи»

Во все вкладки, за исключение «В рейсе» и «Черновики», в табличную часть выведено поле «Задачи», которое содержит следующую информацию

  • Кол-во выполненных задач/Общее кол-во задач
  • Ближайший дедлайн по задачам. При наведении курсора на значение (где указано количество задач и дедлайн) появляется всплывающая подсказка с подробной расшифровкой.
  • Список задач в формате тегов – отображается 4-5 задач, в случае если их больше, то будет отображаться значение в формате «+ N », где N-кол-во задач, которое не отображается
  • Открыть задачи – кнопка, которая вызывает открытие окна «Задач»

9. Фильтры по задачам

В фильтры выведены все необходимые элементы фильтрации по задачам:

  • Тип задачи - поиск по наименованию задачи
  • Статус задачи – Активные, Завершенные, Отмененные
  • Период завершение задачи – возможность задать интервал «от» и «до», для поиска задач, которые необходимо решить в заданное время
  • Номер документа в задаче – поиск по полному или частичному совпадению значения, внесенного в поле «Номер документа» в Задаче
  • Моя роль в задаче – поиск по роли в задаче (Инициатор, Исполнитель, Наблюдатель)
Предыдущая
Печатные формы
Следующая
Страхование