Формирование электронных перевозочных документов (ЭПД)

Совет

В Яндекс Браузере доступна Алиса AI, которой можно задать любой вопрос по содержимому открытой страницы инструкции.

Чтобы начать диалог, можно:

  • Нажать на кнопку «Спросить Алису AI», которая появляется на страницах браузера.
  • Воспользоваться сочетанием клавиш: Ctrl + Shift + A (на macOS — Shift + ⌘ + A).

После этого в правой части экрана откроется окно чата с Алисой.

Кнопка «Спросить Алису AI» не отображается в режиме Инкогнито или в защищённом (банковском) режиме браузера.

На платформе «Магистрали» можно сформировать, подписать и передать оператору ЭДО четыре типа электронных перевозочных документов:

  • ЭТрН — электронная транспортная накладная;
  • ЭЗЗ — электронная заказ-заявка;
  • ЭПЭ — электронное поручение экспедитору;
  • ЭЭР — электронная экспедиторская расписка.

Прежде чем формировать документы, убедитесь, что выполнена преднастройка ЭДО.

Общие справочники и карточки данных

Поля, необходимые для корректного формирования ЭТрН, описаны в соответствующем разделе.

Заполняется администратором организации в настройках организации

  • Тип организации
  • ИНН
  • КПП
  • Юридический адрес
  • Почтовый адрес
  • Фактический адрес
  • Р/С
  • К/С
  • БИК
  • ОКПО
  • ОГРН
  • Тел./факс
  • E-mail

Заполняется администратором в справочнике сотрудников

  • Электронная почта
  • Номер телефона
  • Публичная электронная почта
  • Публичный номер телефона
  • Приоритетный оператор ЭДО

Для экспедиторов:

  • Номер записи в реестре транспортно-экспедиционных услуг («ГосЛог») — обязателен для оформления ЭПЭ и ЭЭР

Заполняется Заказчиком при создании заказа - для подсвечивания обязательных полей для ЭПД включите свитчер "ЭПД".

  • Данные владельца груза: название, ИНН, тип компании, юридический адрес, телефон
  • Категория товара, тип кузова, грузоподъемность требуемого ТС, объём требуемого ТС
  • Точка погрузки: адрес, дата/время, ФИО и телефон контакта; данные отправителя (название, ИНН, тип компании, юридический адрес, телефон)
  • Точка разгрузки: адрес, дата/время, ФИО и телефон контакта; данные получателя (название, ИНН, тип компании, юридический адрес, телефон)
  • Параметры груза: объём, вес, тип упаковки, габариты (ДхШхВ), вид тары (ЭТрН), маркировка (если есть)

Заполняется Исполнителем при создании рейса или добавлении водителя в справочник водителей

  • ФИО водителя
  • Телефон водителя
  • ИНН водителя
  • Серия и номер паспорта, кем и когда выдан
  • Серия и номер водительского удостоверения, дата выдачи и срок действия

Заполняется Исполнителем при создании рейса или добавлении в справочник транспортных средств

  • Тип ТС
  • Государственный номер
  • Марка, модель

Для фургона, прицепа, полуприцепа дополнительно:

  • Тип кузова
  • Грузоподъёмность
  • Объём
  • Количество паллет
  • Тип владения — если лизинг, безвозмездное пользование или аренда: ИНН и название компании-владельца, тип компании, название и номер договора, дата

Заполняется Исполнителем при создании рейса с указанием внешнего исполнителя (включенном свитчере "Повезу не я")или добавлении в справочник внешних исполнителей

  • Страна, тип, Название компании, ИНН, юридический адрес
  • Имя и телефон контактного лица

Заполняется автоматически из плановых данных и обновляется при проставлении фактических статусов Исполнителем/водителем— используется для ЭТрН

  • Фактические дата и время: «В пути» на погрузку, прибытие на погрузку, начало и окончание погрузки

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

ЭТрН — цифровой аналог бумажной транспортной накладной. Подтверждает факт перевозки груза, используется для учёта транспортных услуг и расчётов с перевозчиком.

Порядок подписания ЭТрН

  1. Заказчик размещает заявку: через торги или прямым назначением исполнителя.
  2. Исполнитель получает заявку: заказчик выбирает победителя на торгах, или исполнитель принимает заявку прямого назначения.
  3. Исполнитель формирует рейс и назначает транспортное средство и водителя.
  4. Исполнитель или водитель через мобильное приложение фиксирует фактические статусы на погрузке (шаг можно пропустить).

Важно

Особые случаи:

  • Если исполнитель — экспедитор, при создании рейса необходимо включить свитчер «Я Экспедитор» (исполнитель встанет как «Грузоотправитель» в поле 1, заказчик — в поле 1а).
  • Если исполнитель - экспедитор, а заказчик не является грузополучателем по заказу, то заказчик становится наблюдателем документа и от него не требуется подписание.
  • Если исполнитель - экспедитор и использует собственный транспорт, ЭТрН не оформляется, ему необходимо сформировать ЭПЛ - электронный путевой лист.
  • Если исполнитель привлекает субподрядчика, при создании рейса необходимо включить «Повезу не я» и указать фактического перевозчика (внешнего исполнителя) — он отразится как «Перевозчик» в поле 6.
  • Если исполнитель - экспедитор является грузополучателем, необходимо выбрать соответствующий пункт в окне создания ЭТрН.
  1. Любая из сторон создаёт ЭТрН.

Чтобы создать ЭТрН:

  • Перейдите в детализацию рейса.
  • Перейдите в раздел «ЭДО».
  • Нажмите кнопку «Создать ЭТрН».
  • Выберите грузы, для которых будут сформированы документы. Грузы, для которых уже сформированы документы на платформе, будут выделены статусом "ЭТрН уже существует".
  • Нажмите «Создать ЭТрН».
  • Сформированная ЭТрН будет доступна в разделе «ЭДО».
  1. Грузоотправитель подписывает титул Т1 КЭП.
  2. Водитель подтверждает приём груза ПЭП через мобильное устройство (шаг можно пропустить).
  3. Перевозчик подписывает накладную КЭП (Т2).
  4. Грузополучатель принимает груз и подписывает титул Т3 КЭП.
  5. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП (шаг можно пропустить).
  6. Перевозчик подписывает титул Т4 КЭП. Документооборот завершён.

Важно

Если после создания нельзя совершить никаких действий с документом, нажмите на кнопку «Посмотреть предупреждения» — откроется окно с ошибками и предупреждениями.

Чтобы исправить ошибки и замечания:

  • Внимательно ознакомьтесь со списком ошибок.
  • Отредактируйте данные в соответствии с выявленными ошибками. Поля, необходимые для корректного формирования документов, описаны в соответствующем разделе страницы.
  • Пересоздайте ЭТрН: нажмите «Переформировать» (кнопка может быть скрыта под тремя точками), либо отправьте текущий документ в архив (кнопка «Архивировать», может быть скрыта под тремя точками) и создайте новый.

Чтобы увидеть архивные документы, нажмите на свитчер «Архивные». Чтобы отозвать документ из архива, нажмите «Разархивировать» — это возможно, только если по выбранному грузу не сформирован новый дублирующий документ.

Электронная заказ-заявка (ЭЗЗ)

ЭЗЗ — цифровой аналог бумажного договора-заявки на перевозку груза. Подтверждает факт заключения договора фрахтования и фиксирует условия предоставления транспортного средства для перевозки груза.

Примечание

На платформе доступно подписание ЭЗЗ только по сценарию «Заказчик — Перевозчик», когда исполнитель не является экспедитором.

Порядок подписания ЭЗЗ

  1. Заказчик размещает заявку: через торги или прямым назначением исполнителя.
  2. Исполнитель получает заявку: заказчик выбирает победителя на торгах, или исполнитель принимает заявку прямого назначения.
  3. Любая из сторон создаёт ЭЗЗ.

Чтобы создать ЭЗЗ:

  • Перейдите в детализацию заказа.
  • Перейдите в раздел «ЭДО».
  • Нажмите кнопку «Создать ЭЗЗ».
  • Выберите грузы, для которых будут сформированы документы. Грузы, для которых уже сформированы документы на платформе, будут выделены статусом "ЭЗЗ уже существует".
  • Нажмите «Создать ЭЗЗ».
  • Сформированная ЭЗЗ будет доступна в разделе «ЭДО».
  1. Грузоотправитель подписывает титул Т1 КЭП.
  2. Исполнитель формирует рейс, назначает транспортное средство и водителя.
  3. Перевозчик подписывает титул Т2 КЭП. Документооборот завершён.

Важно

Если после создания нельзя совершить никаких действий с документом, нажмите на кнопку «Посмотреть предупреждения» — откроется окно с ошибками и предупреждениями.

Чтобы исправить ошибки и замечания:

  • Внимательно ознакомьтесь со списком ошибок.
  • Отредактируйте данные в соответствии с выявленными ошибками. Поля, необходимые для корректного формирования документов, описаны в соответствующем разделе страницы.
  • Пересоздайте ЭЗЗ: нажмите «Переформировать» (кнопка может быть скрыта под тремя точками), либо отправьте текущий документ в архив (кнопка «Архивировать», может быть скрыта под тремя точками) и создайте новый.

Чтобы увидеть архивные документы, нажмите на свитчер «Архивные». Чтобы отозвать документ из архива, нажмите «Разархивировать» — это возможно, только если по выбранному грузу не сформирован новый дублирующий документ.

Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ)

ЭПЭ — электронный перевозочный документ, которым клиент (заказчик транспортно-экспедиционных услуг) даёт экспедитору задание организовать перевозку груза. Документ состоит из двух титулов: первый заполняет и подписывает клиент, второй — экспедитор в знак согласия с условиями поручения. ЭПЭ оформляется при любом сценарии с привлечением экспедитора — даже если он не принимает груз во владение, а только организует перевозку.

Примечание

На платформе доступно подписание ЭПЭ только по сценарию «Заказчик — Экспедитор». Если внешний исполнитель является экспедитором, сформировать с ним ЭПЭ на платформе не получится.

Порядок подписания ЭПЭ

  1. Заказчик размещает заявку: через торги или прямым назначением экспедитора.
  2. Экспедитор получает заявку: заказчик выбирает победителя на торгах, или исполнитель принимает заявку прямого назначения.
  3. Любая из сторон создаёт ЭПЭ.

Чтобы создать ЭПЭ:

  • Перейдите в детализацию заказа.
  • Перейдите в раздел «ЭДО».
  • Нажмите кнопку «Создать ЭПЭ».
  • Выберите из списка Договор транспортной экспедиции с выбранным контрагентом.

Если необходимо добавить новый договор транспортной экспедиции, нажмите на "+". В появившемся окне проверьте корректность сторон договора, введите наименование, номер и дату составления договора. Нажмите "Добавить".

  • Выберите грузы, для которых будут сформированы документы. Грузы, для которых уже сформированы документы на платформе, будут выделены статусом "ЭПЭ уже существует".
  • Нажмите «Создать ЭПЭ».
  • Сформированная ЭПЭ будет доступна в разделе «ЭДО».
  1. Заказчик подписывает титул Т1 КЭП.
  2. Экспедитор подписывает титул Т2 КЭП. Документооборот завершён.

Примечание

При подписании Т2 в окне подписания появится поле «Запись в реестре деятельности по организации грузоперевозок» — платформа автоматически подставит значение из настроек организации. Если в реестре указано несколько записей, перед подписанием проверьте, что выбран верный номер.

Важно

Если после создания нельзя совершить никаких действий с документом, нажмите на кнопку «Посмотреть предупреждения» — откроется окно с ошибками и предупреждениями.

Чтобы исправить ошибки и замечания:

  • Внимательно ознакомьтесь со списком ошибок.
  • Отредактируйте данные в соответствии с выявленными ошибками. Поля, необходимые для корректного формирования документов, описаны в соответствующем разделе страницы.
  • Пересоздайте ЭПЭ: нажмите «Переформировать» (кнопка может быть скрыта под тремя точками), либо отправьте текущий документ в архив (кнопка «Архивировать», может быть скрыта под тремя точками) и создайте новый.

Чтобы увидеть архивные документы, нажмите на свитчер «Архивные». Чтобы отозвать документ из архива, нажмите «Разархивировать» — это возможно, только если по выбранному грузу не сформирован новый дублирующий документ.

Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР)

ЭЭР — электронный перевозочный документ, подтверждающий факт получения экспедитором груза от клиента для дальнейшей перевозки и/или хранения.

ЭЭР оформляется только в сценарии, когда экспедитор принимает груз во владение — если он выступает лишь посредником в организации перевозки и груз не принимает, расписка не требуется, достаточно ЭПЭ.

В отличие от ЭПЭ, ЭЭР — односторонний документ: его заполняет и подписывает только экспедитор, на основании ранее согласованного ЭПЭ и фактических параметров груза. Клиенту подписывать документ не нужно. С момента отправки ЭЭР в ГИС ЭПД ответственность за сохранность груза несёт экспедитор — до передачи получателю. Экспедиторская расписка не подлежит исправлению после подписания.

Примечание

На платформе доступно оформление ЭЭР только в связке с ранее созданным ЭПЭ по сценарию «Заказчик — Экспедитор». Если ЭПЭ формировалось и подписывалось вне платформы, при создании ЭЭР необходимо внести УИД поручения экспедитору в соответствующее поле. Если ЭПЭ формировалось на платформе, УИД поручения будет внесен автоматически.

Порядок подписания ЭЭР

Шаги по формированию ЭЭР:

  1. Экспедитор принимает груз от клиента фактически (на погрузке).
  2. Водитель в мобильном приложении указывает фактические параметры принятого груза. Заказчик согласовывает изменение грузов на платформе в разделе "Согласования".
  3. Экспедитор создаёт ЭЭР на платформе на основании ранее подписанного ЭПЭ.

Чтобы создать ЭЭР:

  • Перейдите в детализацию заказа.
  • Перейдите в раздел «ЭДО».
  • Нажмите «Создать ЭЭР».
  • Выберите грузы, для которых будут сформированы документы. Грузы, для которых уже сформированы документы на платформе, будут выделены статусом "ЭЭР уже существует".
  • Выберите из списка Договор транспортной экспедиции с выбранным контрагентом.

Если необходимо добавить новый договор транспортной экспедиции, нажмите на "+". В появившемся окне проверьте корректность сторон договора, введите наименование, номер и дату составления договора. Нажмите "Добавить".

  • Проверьте или выберите «Запись в реестре экспедиторской деятельности» — если в реестре указано несколько записей, убедитесь, что выбрана верная.

  • Нажмите «Создать ЭЭР».

  • Сформированная ЭЭР будет доступна в разделе «ЭДО».

  1. Экспедитор подписывает единственный титул КЭП. Документооборот завершён.

Важно

Если после создания нельзя совершить никаких действий с документом, нажмите на кнопку «Посмотреть предупреждения» — откроется окно с ошибками и предупреждениями.

Чтобы исправить ошибки и замечания:

  • Внимательно ознакомьтесь со списком ошибок.
  • Отредактируйте данные в соответствии с выявленными ошибками. Поля, необходимые для корректного формирования документов, описаны в соответствующем разделе страницы.
  • Пересоздайте ЭЭР: нажмите «Переформировать» (кнопка может быть скрыта под тремя точками), либо отправьте текущий документ в архив (кнопка «Архивировать», может быть скрыта под тремя точками) и создайте новый.

Чтобы увидеть архивные документы, нажмите на свитчер «Архивные». Чтобы отозвать документ из архива, нажмите «Разархивировать» — это возможно, только если по выбранному грузу не сформирован новый дублирующий документ.

Как подписать документы

Независимо от типа документа (ЭТрН, ЭЗЗ, ЭПЭ, ЭЭР) на платформе доступны три сценария подписания после создания документа. Подробные необходимые настройки для каждого из них описаны в инструкции по преднастройке ЭДО.

Сценарий 1. Подписание внутри платформы (оператор «Контур»)

Примечание

Платформа «Магистрали» не является аккредитованным оператором ИС ЭПД: подпись на документе формируется через КриптоПро, а документ в ГИС ЭПД передаёт оператор «Контур», с которым платформа интегрирована.

  1. Перейдите в детализацию рейса (для ЭТрН) или заказа (для ЭЗЗ, ЭПЭ, ЭЭР) → раздел «ЭДО». Также можно перейти из столбца «Статус ЭПД» в таблице рабочего пространства — по кнопке «Перейти», либо через «Подробнее», если документов несколько.

  2. Если документ ждёт подписания с вашей стороны, у него статус «Ожидает подписания» и кнопка «Подписать». Если кнопки нет, проверьте преднастройки ЭДО или состав данных документа — по кнопке «Посмотреть предупреждения» будут перечислены ошибки.

  3. Нажмите «Подписать» — откроется окно КриптоПро.

  • Может появиться запрос на разрешение работы с CryptoPro CSP — подтвердите его.
  • В окне «Подписание. КриптоПро» выберите ранее добавленного подписанта и нажмите «Подписать».
  • Выйти без подписания — крестик или кнопка «Закрыть».
  • Подтверждение «Документ подписан» появится при успешном подписании. В ином случае — красная плашка с описанием: исправьте данные и переформируйте документ («Переформировать» - кнопка может быть скрыта под тремя точками).

Примечание

Если контрагент работает через другого оператора ЭДО, а вы — через «Контур»: вы подписываете свой титул внутри платформы, а статус ответного титула контрагента обновляется автоматически — и на платформе, и у оператора.

  1. Статусы документа (например, «Ожидает подписания отправителем (Т1)») обновляются в реальном времени в табличной части платформы. Для работы с документами есть необходимые фильтры: «Статус ЭЗЗ», «Статус ЭТрН», «Статус ЭПЭ», «Статус ЭЭР», «Номер документа ЭПД».

  2. Когда все титулы подписаны всеми сторонами, документ получает статус «Завершён» — документооборот закрыт, действий на платформе больше не требуется.

Сценарий 2. Подписание в личном кабинете оператора «Контур»

  1. Перейдите в детализацию рейса (для ЭТрН) или заказа (для ЭЗЗ, ЭПЭ, ЭЭР) → раздел «ЭДО». Также можно перейти из столбца «Статус ЭПД» в таблице рабочего пространства — по кнопке «Перейти», либо через «Подробнее», если документов несколько.

  2. Если документ ждёт подписания с вашей стороны, появится кнопка «Отправить черновик в ЭДО». Если кнопки нет, проверьте преднастройки ЭДО или состав данных документа — по кнопке «Посмотреть предупреждения» будут перечислены ошибки.

  3. Нажмите «Отправить черновик в ЭДО».

  • Документ получит статусы «Ожидает подписания» и «Отправлен в ЭДО».
  • Документ автоматически появится в личном кабинете «Контура» в статусе «Черновик» для подписания Т1.
  • Ошибка при отправке? Исправьте данные и переформируйте документ («Переформировать» - кнопка может быть скрыта под тремя точками).
  1. Дальше подписание идёт в личном кабинете оператора — платформа только получает и отображает статусы, действий на ней больше не нужно.
  • Перейти к документу в кабинете оператора — кнопка «Перейти в ЭДО».
  • В кабинете оператора при подписании может потребоваться ввести дополнительные данные, даже если они уже есть на платформе.

Примечание

Если контрагент работает через другого оператора ЭДО, а вы — через «Контур»: вы подписываете свой титул в личном кабинете «Контура», а статус ответного титула контрагента обновляется автоматически — и на платформе, и у оператора.

  1. Статусы документа (например, «Ожидает подписания отправителем (Т1)») обновляются в реальном времени в табличной части платформы. Для работы с документами есть необходимые фильтры: «Статус ЭЗЗ», «Статус ЭТрН», «Статус ЭПЭ», «Статус ЭЭР», «Номер документа ЭПД».

  2. Когда все титулы подписаны всеми сторонами, документ получает статус «Завершён» — документооборот закрыт, действий на платформе больше не требуется.

Сценарий 3. Подписание в другом операторе ЭДО

Если первый титул подписываете вы, но используете не «Контур», либо не хотите добавлять технического пользователя «Магистралец» в личный кабинет вашего оператора, — доступно скачивание черновика в виде файла XML.

  1. Нажмите «Скачать XML» — файл сохранится на устройство.

  2. Загрузите XML в личный кабинет вашего оператора ЭДО и подпишите документ там.

  3. Платформа не получает статусы по документу, так как теряет связь с ним после скачивания.

Важно

После скачивания XML для стороннего оператора дальнейшая работа с этим документом внутри Магистралей невозможна — все последующие титулы и вам, и вашему контрагенту нужно оформлять у выбранных операторов.

Предыдущая
Подготовка к ЭДО
Следующая
Гео-отслеживание